اگر شما یک تازه کار باشید و اطلاعاتی تاکنون راجع به فکس کسب نکرده اید، حال زمان آن رسیده است که نحوه کار با فکس را بدانید. این نکته را در نظر داشته باشید که تفاوت هایی بین این دستگاه ها وجود دارد، پس بهتر است از دفترچه راهنمای فکس خود کمک بگیرید.
امروزه دستگاه فکس از روش های سریع برای ارسال اسناد و تصاویر به حساب می آید. این روش بسیار اقتصادی بوده و در کمترین زمان می توانید اطلاعات را برای یک شخص در یک شهر یا کشور دیگر ارسال کنید. به طور کلی شاید دستگاه FAX از مد افتاده باشد، اما به این معنی نیست که دیگر مورد استفاده قرار نگیرد. بسیاری از ادارات و شرکت های کوچک و بزرگ هنوز از این دستگاه استفاده میکنند. حتی برخی از شرکت هایی که حجم کاری بالا دارند ممکن است بیش از یک فکس داشته باشند. در ادامه میخواهیم در مورد روش کار و ارسال و دریافت اطلاعات از طریق این ماشین را شرح دهیم.
مراحل ارسال فکس با دستگاه
1. نامه و اسناد ارسالی را تهیه کنید: معمولا توسط چند دفتر یا شخص در یک شرکت استفاده می شود و هرکس قادر است یک فکس ارسال شده به یک ماشین فکس را رویت کند، ایده بسیار خوبی است که برای فکس خود یک نامه همراه داشته باشید که از ارسال آن به شخص دیگر مطمئن شوید. این نامه همراه حاوی اطلاعاتی نظیر محتوای فکس، نام گیرنده و تعداد صفحات و شماره فکس گیرنده است. در صورت لزوم گیرنده باید بداند اطلاعات از طرف چه شخصی آمده و در صورت نیاز پاسخ دهد.
2. شماره فکس را شماره گیری کنید: در اینجا باید شماره فکس مورد نظر خود را شماره گیری کنید. همینطور که در تلفن های معمولی شماره گیری میکنید در این دستگاه هم به این صورت انجام می دهید. معمولا در اکثر مدل های جدید دستگاه فکس برای شماره های محلی نیاز به وارد کردن کد ندارد اما برای مسافت های طولانی لازم است کد مخصوص آن را قبل از شماره وارد کنید. گاهی در هنگام شماره گیری عدد 9 را باید قبل از شماره برای ارتباط با راه های دور وارد کنید. اما قبل از این کار مشخصات فکس خود را بررسی کنید.
قبل از وارد کردن شماره فکس اطکینان پیدا کنید که شمار وارد شده فکس است و شماره شخص مورد نظر شما است. اغلب در کارت های تجاری اعداد در کارت کنار هم قرار می گیرند و ممکن است اشتباه شماره را وارد کنید.
3. روش قرار دادن کاغذ را تعیین کنید: زمانی که می خواهید کاغذ را داخل فکس قرار دهید، باید در سمت سازگار آن را بگذارید. می خواهید نامه ای را اسکن کنید، اگر کاغذ را اشتباه رو به رو دستگاه قرار دهید، صفحه پشتی اسکن و ارسال میشود.قبل از اینکه فکس را ارسال کنید اطمینان نمایید که در جهت درست قرار گرفته است. در دستگاه های فکس نحوه قرار گرفتن کاغذ متفاوت بوده. بنابراین برای جلوگیری از کاغذ به شکل نادرست، جهت قرار دادن مناسب کاغذ در همه فکس ها با یک برچسب مشخص شده است. در نزدیکی قسمتی که کاغذ را میخواهید وارد کنید، به دنبال یک برچسب به شکل یک کاغذ با گوشه تا شده باشید. اگر این گوشه تا شده به صورت خطوط باشد، بدین معنی است که سمت خالی کاغذ باید به طرف شما باشد. اگر به صورت خالی باشد به این معنی است که کاغذ را باید طوری قرار دهید که سمت جلو و اصلی آن رو به شما باشد.
4. کاغذ های مناسب را برای فکس انتخاب کنید: به طور کلی این دستگاه ها با کاغذهایی با سایزهای استاندارد کار می کنند. ارسال اسناد در سایزهای غیر استاندارد ممکن است به صورت ناخوانا و فشرده شود که به فکس شما آسیب می رساند. اگر اسناد و مدارک شما در اندازه های غیر استاندارد است، بهتر است یک کپی از آیتم اول داشته باشید و نسخه کپی ان را ارسال کنید. رایج ترین کاغذ ها همانند دستگاه های فتوکپی و پرینتر A4 است.
بعد از انجام مراحل گفته شده در بالا فکس خود را برای ارسال آماده کنید. با وارد کردن کاغذ به طور صحیح و با شماره گرفته شده، دکمه ارسال را بزنید. دکمه ارسال به صورت بزرگ طراحی شده و با برچسب مشخصی نممایش داده می شود. بعد از فشار دادن دکمه ارسال صدای بوق ایجاد می شود. این صدا به این معنی است که دستگاه شما با دستگاه گیرنده در حال ارتباط است. در صورت فکس موفق آمیز بعد از دقایقی یک یک پیغام طولانی را می شنوید. اما در صورت فکس ناموفق صدای غیر عادی و وحشتناکی را می شنوید، که دستگاه را باید برای این مشکل بررسی کنید.
امروزه با پیشرفت تکنولوژی امکان ارسال از طریق اینترنت برای کاربران فراهم شده است. در صورتی که در روز نیاز بسیار کمی برای ارسال از اطلاعات دارید و قصد خرید دستگاه فکس را ندارید، می توانید از سرویس های ارسال به صورت اینترنتی بهره مند شوید که هزینه ای را هم در بر دارد.
- PamFax: یک نوع سرویس فکس برای اسکایپ است. این سرویس هزینه بسیار جزئی دارد که برای استفاده از آن باید پرداخت کنید.
- HelloFax: این سرویس به گوگل درایور به خوبی ادغام می شود و این امکان را به شما می دهد که اسناد گوگل را به راحتی فکس کنید. این سرویس حاوی شماری فکس رایگان بوده و بعد از ان هزینه را باید بپردازید.
نحوه دریافت فکس
- در مرحله اول مطمئن شوید که دستگاه شما و تلفن به برق متصل است.
- حال باید دستگاه فکس را روشن کنید.
- دستگاه را به صورت FAX یا اتوماتیک قرار بدهید.
- از جوهر و کاغذ کافی مطمئن شوید.
- منتظر بمانید تا صدای دستگاه را دریافت کنید
- در این مرحله فکس به صورت خودکار اسناد را تحویل می دهد.
امیدواریم در این مقاله توانسته باشیم مطالب لازم را در هنگام کار با دستگاه فکس به شما ارائه داده باشیم. شما کاربران گرامی می توانید ما را با نظرات و پیشنهادات خود در قسمت ثبت نظر یاری کنید.