در گذشته تردد کارکنان به صورتی دستی ثبت و در آخر هر ماه محاسبه می‌شد، که مشکلاتی از قبیل شمارش اشتباه و یا تقلب به وجود می‌آمد. اما در سال‌های اخیر استفاده از دستگاه حضور و غیاب در ادارات و سازمان‌ها رشد بسیاری داشته است. این دستگاه روش‌های حسابداری را برای شرکت‌ها بسیار ساده کرده، به طوری که ورود و خروج کارکنان بدون روش‌های قدیمی و یا ثبت آن در کاغذ و به صورت دقیق کنترل می‌شود. این دستگاه ثبت تردد با تکنولوژی‌های مختلفی مانند کارت، رمز ورود، اثر انگشت و چهره طراحی شده که کاربرد و ویژگی‌های مختلفی دارند و در نهایت با قیمت‌های متنوعی عرضه شده اند. یک سیستم حضور و غیاب، کارفرما را قادر می‌سازد تا ساعات کاری و دیر رسیدن، خروج زود هنگام، زمان استراحت و غیبت کارکنان خود را تحت نظر داشته بگیرد.
یکی از سوالاتی که بسیاری از افراد با آن مواجه هستند این است که با این تنوع محصول چگونه دستگاه مناسب خود را انتخاب و خریداری کنیم. ما در این مقاله قصد داریم معیار‌های مناسب را برای خرید و انتخاب دستگاه حضور غیاب را برای شما شرح دهیم.
راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب
- تکنولوژی شناسایی: همانطور که در بالا اشاره شد این دستگاه دارای روش‌های گوناگونی برای شناسایی افراد است. تمامی این روش‌ها از الگوریتم‌های پیشرفته شناسایی بایومتریک استفاه شده که به صورت امن هستند. پس هیچ نگرانی از عدم شناسایی اثر انگشت، چهره و غیره وجود ندارد. مهم‌ترین ملاکی که برای انتخاب این روش‌های شناسایی وجود دارد نوع مکانی است که این دستگاه کنترل تردد قرار است در آنجا مورد استفاده قرار گیرد. در محیط‌هایی مانند بیمارستان‌ها و کارگاه‌ها که پرسنل مجبور به استفاده از دستکش و یا به دلیل آسیب دیدگی دست در محیط دچار زخم یا کثیفی شده است بهترین روش شناسایی چهره است. روش‌های دیگر مانند دستگاه‌های کارتی به دلیل اینکه تفاوت قیمت نا چیزی با دیگر دستگاه‌های بایومتریک دارد، چندان از آن استقبال نمی‌کنند، زیرا مشکلاتی از قبیل گم شدن کارت، شکسته شدن کارت، جا به جایی کارت‌ها بین کارکنان و مشکلاتی از این قبیل به وجود می‌آید.
- ظرفیت: دستگاه حضور غیاب دو ویژگی برای ظرفیت دارد. ظرفیت تردد و ظرفیت کاربر. منظور از ظرفیت کاربر تعداد اثر انگشت، چهره و غیره پرسنل است که باید در دستگاه تعریف شود. این ظرفیت تردد شامل ورود، خروج، ماموریت و مرخصی است. دقت نمایید که ظرفیت این تردد قابل حذف بوده و می‌توانید به حالت اولیه برگردانید. قیمت این دستگاه بر اساس ظرفیت آن متفاوت است. به عنوان مثال دستگاه VF100 دارای 2000 اثر انگشت و 100000 تردد را در خود ذخیره می‌کند و برای هر فرد 10 اثر انگشت تعریف می‌شود، بدین ترتیب اطلاعات 200 پرسنل را می‌تواند ذخیره کند و هر فرد می‌تواند در روز 5 عملیات تردد را ثبت کند.
- روش ارتباط: وظیفه دستگاه حضور و غیاب ثبت اطلاعات تردد‌ها است. این اطلاعات ثبت شده در آن باید به یک نرم افزار برای محاسبات و شمارش منتقل شود. این ارتباط می‌تواند به وسیله USB و یا شبکه‌های بی سیم انجام شود. و اینکه دستگاهتان از کدام روش ارتباطی برخوردار است، بستگی به محیط کار شما دارد. برای تخلیه اطلاعات اگر می‌خواهید به وسیله شبکه یا نرم افزار متصل شوید دستگاه باید از ارتباطات شبکه‌ای بهره ببرد. در صورتی که تمایل به روش‌های سیمی ندارید، می‌توانید از دستگاه‌هایی که قابلیت اتصال به شبکه های بیسیم مانند وای فای را دارند خریداری کنید.
- قابلیت‌های جانبی: وب سرور داخلی، ماژول کارتخوان، باتری و ... از قابلیت‌هایی است که می‌توانید بر اساس نیاز خود آن را خریداری کنید. باتری داخلی برای محیط‌هایی مشکلات قطعی برق وجود دارد توصیه می‌شود. زیرا می‌توانید با استفاده از این باتری بدون برق تا چند ساعت از دستگاه استفاده کنید. همچنین ماژول کارت خوان برای مکان‌هایی که ممکن است به علث آسیب به دست افراد را به خوبی شناسایی نکند توصیه شده است.
مزایب و معایب تکنولوژی‌های شناسایی دستگاه حضور و غیاب:
معایب: امکان سوء استفاده در ثبت و حضور غیاب (ثبت کارت توسط شخص دیگری) – وابستگی کارت جهت ثبت تردد – هزینه صدور و چاپ کارت- احتمال گم شدن و یا همراه نداشتن کارت – نیاز به صدور کارت مجدد در صورت مفقود شدن کارت هر یک از پرسنل
مزایا: قیمت بسیار ارزان نسبت به مدل‌های دیگر – کاربری بسیار ساده – سرعت بیشتر در ثبت حضور و غیاب پرسنل – سازگار با محیط‌های کارگاهی و اداری
معایب: سرعت کمتر در شناسایی و ثبت تردد نسبت به کارت – احتمال انتقال بیماری و ویروس به دلیل تماس پرسنل با دستگاه – تاثیر منفی عوامل محیطی بر شناسایی اثر انگشت (تابش نور مستقیم، گرما یا سرمای زیاد و غیره)
مزایا: جلوگیری از تقلب و سوء استفاده احتمالی به علت منحصر به فرد بودن انگشت هر شخص – ابزار ثبت تردد همیشه همراه شخص است
معایب: سرعت کمتر در شناسایی و ثبت تردد نسبت به کارت – قیمت گران‌تر نسبت به دستگاه‌های دیگر – دارا بودن حافظه کمتر نسبت به دستگاه‌های کارتی و اثر انگشت – اختلال در شناسایی چهره افراد در صورت تابش نور مستقیم به دوربین دستگاه
مزایا: عدم احتمال انتقال بیماری و ویروس به دلیل عدم تمای پرسنل با دستگاه – جلوگیری از سوء استفاده در ثبت
خرید انواع دستگاه کنترل تردد از فروشگاه کیومیتا
دلایل استفاده از دستگاه حضور غیاب در شرکت‌ها
- حفظ و نگهداری و بازیابی سریع اطلاعات کارکرد پرسنل
- عدم امکان تقلب و دستکاری در ساعت‌های ورود و خروج
- صرفه جویی در وقت و زمان
- محاسبه راحت‌تر و دقیق‌تر کارکرد پرسنل و حقوق آنها
- امکان ارائه سریع انواع گزارش کارکرد پرسنل برای مدیریت مجموعه
قیمت دستگاه حضور غیاب
ظرفیت تردد یکی از عوامل تعیین کننده قیمت دستگاه حضور و غیاب است، البته ویژگی‌های دیگری نظیر اتصالات و باتری در قیمت گذاری بی تاثیر نسیت. کارشناسان شرکت کیومیتا آماده اطلاع رسانی به تمامی سوالات شما در مورد خرید دستگاه حضور و غیاب هستند. شما کاربران گرامی می‌توانید با این مجموعه در تماس باشید و از آخرین قیمت‌ها و موجودی‌ها جهت سفارش و خرید مطلع شوید.